Расставить приоритеты

Как правильно расставлять приоритеты

Хочется стать успешным, научится достигать поставленных целей. На самом деле это по силам каждому человеку, важно принять твердое решение сделать это, и начать этот процесс сегодня, а не в необозримом будущем. Нужно начать управлять своим временем и правильно расставлять приоритеты. А как правильно расставлять приоритеты?

Главное в расстановке приоритетов – это планирование. Можно мысленно распланировать свой день, но все не будет идти по вашему мысленному плану, если вы не асоциальная личность, то вас будут отвлекать телефонные звонки, приходящие сообщения, и часть запланированного в уме может забыться, и вам понадобится дополнительное время на восстановление всего списка в памяти. Поэтому лучше всего начать с того, что записать по пунктам предстоящие действия.

Вы можете составить список всего что вы хотите сделать в будущем. Он может оказаться огромен, не спешите вычеркивать из него трудновыполнимые или долгосрочные пункты. Вероятнее всего вам придется составить новый перечень, используйте буквенные обозначения по методу АБВГД. Вот тут-то и понадобится умение расставлять приоритеты. Это делается очень просто, отмечаете по мере значимости дела буквами, например, самое важное и срочное буквой А, потом Б, и так до конца списка. Дела, которые не требуют немедленного исполнения можете отметить буквой Д, т.е. долгосрочные. Внимательно перечитайте список и выделите в нем дела, которые необходимо сделать сегодня, составьте новый список, он будет намного короче первого, здесь вы можете расставить приоритеты цифровыми обозначениями.

По началу расстановка приоритетов будет занимать у вас много времени. В этом вам поможет грамотная расстановка приоритетов, примените следующий принцип сортировки по важности и срочности исполнения:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не важные и не срочные.

Не пытайтесь в список дел на сегодня вставить как можно больше пунктов, от этого может пострадать качество исполнения, помните еще об одном правиле успешных людей – продуктивности. Ведь вам важен не сам процесс выполнения задачи, а конечный результат. Если действие произведено, а результат не удовлетворяет, то скорее всего вам придется переделывать.

Со временем вы будете тратить гораздо меньше времени на составления плана на день, постоянные действия в этом направлении приучат ваш мозг выбирать наиважнейшее сразу.

Умение правильно расставить приоритеты касается не только выполнения вами каких-либо действий. Это касается и того как правильно построить ход беседы в запланированной встрече. Если это деловая встреча, вы хотите, чтобы уважали вас и не тратили ваше время, запланируйте встречу так же по пунктам, чтобы не тратить время свое и своего визави на незначительные моменты. Для поддержания дружеских отношений с партнерами по бизнесу или клиентами назначьте другую встречу в свободное от работы время.

Но расстановка приоритетов не заканчивается на составлении плана на день, во время работы у вас будут появляться новые дела и их так же нужно будет вносить в уже существующий список с учетом важности и срочности по отношению к делам, которые находятся в вашем списке.

При составлении плана подумайте сколько времени вам нужно чтобы выполнить ту или иную задачу, фиксируйте сроки выполнения. Доводите каждое дело до логического его завершения, ведь делая одно дело время от времени вам придется все время вспоминать на чем вы остановились в прошлый раз. Выполнив задачу, вычеркивайте ее из списка, чтобы было сразу видно сколько пунктов вам осталось еще выполнить. Количественное уменьшение задач на бумаге всегда придает новые силы, ведь они не увеличиваются, а их становится все меньше и меньше.

В вашем первом списке было много дел с пометкой Д, то есть «долгосрочные», живите здесь и сейчас, не забегайте вперед, не стоит переживать о предстоящих делах, придет время, и вы, обладая опытом расстановки приоритетов, с большей легкостью сможете решить и эти задачи.

Предположим, что у вас была однообразная работа в течении долгого времени, ваш мозг устал, и вы уже хуже воспринимаете всю информацию необходимую для продолжения работы. Вам нужно переключится, правильная расстановка приоритетов поможет вам выделить время на отдых. А чтобы не тратить время в пустую, просмотрите свой список, возможно там вы найдете дело, на которое вы отвели не много времени, и выполнение его не так уж и сложно, то сделайте это дело, этих нескольких минут может хватить вашему мозгу, чтобы восстановиться.

Рассмотрим другую ситуацию. Ваша работа заключается в составлении каких-либо документов в офисе для клиентов и встреча с ними на местах. При планировании вашего рабочего времени вы можете в первой половине дня записать подготовку всех документов для встречи с клиентами, а во второй половине – назначить все встречи. Так вы не будете тратить время на дорогу на встречу с клиентом и возвращение в офис, для подготовки к встрече со следующим клиентом.

Чтобы время вашей жизни не «утекало» в пустую, все время задавайте себе вопрос, насколько важно то над чем я сейчас работаю, если это не принесет результатов, пересмотрите ваши планы, переставьте приоритеты, делайте то, что действительно важно сейчас.

Очень помогает в расстановке приоритетов оценка того вида деятельности, которым вы занимаетесь в денежном эквиваленте. Вы можете работать на долгосрочную перспективу, но через некоторое время вы вдруг увидите, что дело «всей вашей жизни» никому не нужно. Делайте то, что принесет вам не только моральное удовлетворение, но и представит вам материальный результат.

Основные принципы как правильно расставлять приоритеты помогут вам организовать вашу жизнь без потери времени.

Источник:
Как правильно расставлять приоритеты
Грамотно расставленные приоритеты — залог вашего успеха при достижении любых целей.
http://bbcont.ru/psychologies/kak-pravilno-rasstavlyat-prioritety.html

Как расставить приоритеты в работе, если нужно выполнить сразу несколько задач

Как расставить приоритеты в работе, если нужно выполнить сразу несколько задач

Если пытаться совместить выполнение двух и более дел, ни одно из них не будет успешным. Об этом говорит не только народная мудрость про двух зайцев, но и научные данные. В 1970-е годы в Ленинградской военно-медицинской академии им. С.М. Кирова врачи-спецфизиологи пытались найти способы расширить поле человеческого внимания в рамках подготовки пилотов военной авиации. Но все попытки остались безуспешными: человек не может с высочайшей точностью выполнять два или более дел одновременно, даже если будет много тренироваться.

Однако, как выяснилось, человек способен переключаться между разными видами деятельности, и тогда он сможет выполнять каждую задачу с требуемым качеством. Именно переключение внимания стало главным параметром при подготовке военных пилотов. Этим же способом я советую воспользоваться и вам. Успешному человеку необходимо уметь расставлять приоритеты в работе правильно.

От руководителей часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время и анализировать, на что оно потрачено. Образуется порочный круг: нет времени, чтобы управлять временем. Чтобы решить эту проблему предлагаем короткий недельный алгоритм освоения основных инструментов тайм-менеджмента, который по силам даже самому занятому Генеральному Директору.

В статье Вы найдете подробный пошаговый план, который можно внедрить уже сегодня.

Как выбрать самую важную задачу и расставить приоритеты выполнения правильно

Принимая какое-либо решение, мы, осознанно или нет, руководствуемся некими критериями приоритетности. Например, приобретая автомобиль, вы оцениваете его по нескольким важным для вас параметрам: внешний вид, комфорт, безопасность, бренд, скоростные или внедорожные качества – у каждого свои предпочтения. Подобные критерии должны применяться и при выборе наиболее приоритетных задач.

Например, в Японии у госслужащих есть жесткое правило: первыми выполняются задания, поступившие от руководителей высшего звена, затем – от руководителей более низкого уровня и так далее по нисходящей. У российских Генеральных Директоров нет таких жестких правил, поэтому нужно проделать определенную работу, чтобы осознать, какими критериями руководствуетесь (или хотите руководствоваться) вы при выборе первоочередных задач, и уметь расставлять приоритеты. Другими словами, нужно выработать собственные критерии, которых вы будете придерживаться во всех без исключения рабочих ситуациях.

Как выработать свои критерии. Прежде всего, составьте список всех возможных критериев, на основании которых вы можете судить о степени приоритетности задачи. Изначальный перечень может оказаться весьма объемным. Это не страшно, важно выделить три-четыре ключевые для вас позиции (использование более пяти критериев будет скорее мешать, чем помогать).

Чтобы убедиться, что вы не ошиблись с выбором, проранжируйте с помощью отобранных критериев задачи вчерашнего дня. Возможно, вы захотите внести коррективы.

Критерии для оценки приоритетности задачи

Данные критерии называли руководители на тренингах, посвященных планированию и тайм-менеджменту.

  1. Значимость результата.
  2. Источник постановки задачи.
  3. Последствия невыполнения задачи.
  4. Наличие дедлайна (конечного срока выполнения).
  5. Влияние на стратегические цели подразделения или компании.
  6. Близость срока сдачи работ.
  7. Возможность самостоятельного выполнения.
  8. Времязатратность.
  9. Возможность делегирования.
  10. Степень сложности.
  11. Возможность избежать контроля.
  12. Наличие ресурсов для выполнения задачи в данный момент.
  13. Возможность отмены или переноса сроков.
  14. Возможность соблюдения технологии при выполнении задачи.
  15. Влияние на безопасность.
  16. Нужны ли подготовительные работы.
  17. Степень новизны и неизвестности задачи.
  18. Входит ли выполнение задачи в должностной функционал.
  19. Личное отношение к выполнению задачи.
  20. Понятность задачи.

Как пользоваться критериями приоритетности на практике

Всякий раз, когда перед вами стоит много задач и нужно расставить их по приоритетности, за какую взяться в первую очередь, сверяйтесь со своими критериями. Предположим, из первичного списка вы отобрали следующие критерии: значимость результата, последствия невыполнения задачи, влияние на стратегические цели подразделения или компании, возможность делегирования. Наиболее приоритетной в данном случае будет задача, отвечающая большему количеству критериев. Однако может случиться так, что сразу несколько задач отвечают одинаковому количеству критериев. Поэтому следует заранее присвоить каждому из критериев свой вес, чтобы в сумме получилась единица. Например:

  • значимость результата – 40% (вес 0,4);
  • влияние на стратегические цели подразделения или компании – 30% (вес 0,3);
  • последствия невыполнения задачи – 20% (вес 0,2);
  • возможность делегирования – 10% (вес 0,1).

Тогда, если одна задача отвечает двум «легким» критериям (0,1 + 0,2), а другая – одному, но весомому (0,4), вторая будет приоритетнее.

Один раз определив для себя ключевые критерии, вы начнете быстрее и увереннее принимать решения в периоды цейтнота. Умение расставлять приоритеты избавит вас от соблазна выполнять несколько дел одновременно, и вы скорее заметите, что производительность вашего труда выросла многократно.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Источник:
Как расставить приоритеты в работе, если нужно выполнить сразу несколько задач
Успешному человеку необходимо уметь расставлять приоритеты в работе правильно.
http://www.gd.ru/articles/3183-kak-rasstavit-prioritety-v-rabote

Расстановка приоритетов

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

  • вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
  • на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
  • вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

  1. Важное и срочное
  2. Важное, но не срочное
  3. Не важное, но срочное
  4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ». Но задачи в ней делятся на 3 категории.

  • А — жизненно важное;
  • Б – важное;
  • В – приятное.

Далее иерархия задач делится на подкатегории А1, А2. Б1, Б2.. В1 и так далее.

4. Не самая эффективная, но популярная у многих людей расстановка приоритетов осуществляется также по «принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения. Возможно, кому-то этот метод и помогает, однако разделить задачи на важные и неважные он не может.

Умение расставлять приоритеты не только прекрасно экономит время и позволяет выполнить все запланированные задачи. Методы выделения первостепенных задач помогут вам понять смысл своей деятельности, привести дела в порядок и обрести успех во многих делах. Главное при этом научиться анализировать насколько важно для вас то, чем вы занимаетесь, и кому кроме вас это приносит пользу и радость.

Источник:
Расстановка приоритетов
В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача,
http://kak-bog.ru/rasstanovka-prioritetov

COMMENTS