Ошибочно прислали письмо как ответить с юмором

8 самых ужасных ошибок в электронной переписке

8 самых ужасных ошибок в электронной переписке — и как их исправить

Все мы иногда допускаем в электронных письмах орфографические ошибки и опечатки. Но что делать, если вы сделали совсем ужасную ошибку, например, случайно назвали адресата чужим именем или отправили всему офису советы от вашего диетолога? Издание Business Insider пообщалось с HR-специалистами и выяснило, как можно исправить подобные промахи.

Вместо того чтобы ответить конкретному человеку, вы разослали всем в офисе приглашение на обед или свое мнение о викторине, проводимой в соседнем пабе. Это очень неловкая ситуация, и вы можете исправить ее, если сразу же сообщите, что совершили ошибку.

В особенно крупных компаниях такая массовая рассылка может доставить множество неприятностей. Например, в ноябре 2016 года все сотрудники Национальной службы здравоохранения Англии (1,2 миллиона человек) получили тестовое письмо. Некоторые из них нажали «ответить всем», чтобы спросить, что происходит.

Назвать кого-то другим именем это смертный грех. А хуже всего, если до этого в письме вы указали имя получателя правильно, считает Эмили Гортон, HR-специалист турагентства Powder Byrne.

«Я считаю, что такая ошибка показывает отсутствие интереса и внимания к деталям. На ранних этапах переговоров из-за нее у вас может сорваться сделка, — сказала Гортон. — Она серьезно влияет на мнение о собеседнике».

В такой ситуации вам лучше всего признать свою ошибку. Постарайтесь извиниться как можно быстрее, даже если для этого вам придется отправить еще одно письмо. И впредь не забывайте перед отправкой тщательно проверить письмо на наличие ошибок.

Такое случалось с каждым из нас. Иногда получатель это понимает, но порой у него складывается впечатление, что вы недалекий человек. Найджел Парслоу, управляющий директор рекрутингового агентства Harvey Nash, считает, что чаще всего люди допускают такую ошибку, когда торопятся ответить.

«В основном, такая ошибка возникает, если вы торопитесь, отвечаете на ходу или печатаете сообщение во время тряски в общественном транспорте», — пояснил он.

Если вы допустили такую ошибку, сразу же отправьте письмо с извинением и продолжением своей мысли.

«Все мы совершаем ошибки, — сказала Гортон. — Лучше отправить одно сообщение, чем сначала прислать письмо с извинениями, а затем еще одно с тем, что вы забыли сказать. Подумайте, может быть ваш собеседник и так получает сотню писем за день, а тут вы присылаете ему сразу несколько подряд».

Именно поэтому, если вы пишете длинное и важное письмо, лучше сначала укажите в качестве получателя самого себя.

Автокоррекция заменила нужное слово на нечто странное

И опять: сразу же извиняйтесь.

«Как рекрутер я бы не советовала соискателям отправлять письма с телефона, — сказала она. — Когда вы отправляете резюме по телефону, ваш собеседник может подумать, что вы параллельно занимаетесь чем-то еще и не особенно стараетесь. О вас может сложиться плохое первое впечатление, ведь обычно попытки устроиться на работу требуют сил и внимания соискателя».

По мнению Гортон, отправка писем без проверки орфографии также говорит о том, что вы не обращаете внимание на детали.

Эту ошибку можно избежать, если вы хорошо обдумаете то, что пишете, и прочтете свое письмо хотя бы дважды.

«Когда люди торопятся, они часто пренебрегают точностью и качеством подбора слов, — считает Парслоу. — Потратьте несколько минут на то, чтобы обдумать содержимое письма и тон, в котором оно написано. Тогда получатель поймет его именно так, как надо».

Любую онлайн-переписку всегда можно перечитать, поэтому важно заметить, что ваш собеседник не так вас понял

«Если вы поняли, что уже отправили письмо, но хотели сказать в нем совсем другое, лучше извиниться и исправить свою ошибку», — советует Парслоу.

Все зависит от ваших отношений с начальником и общей рабочей обстановки. Иногда такое поведение может быть вполне приемлемым. Но так бывает не всегда.

Издание The Telegraph советует в таком случае отшутиться или же притвориться, что ничего не произошло. Многие пользуются этим смайликом, так что вряд ли ваш начальник обидится или вообще обратит на это внимание.

Если же босс прислал такой смайлик в ответ, лучше всего его проигнорировать (если только вы не хотите завоевать его личную симпатию). А еще стоит подумать, в чьи руки еще может попасть ваше сообщение.

«Такое письмо могут легко переслать нежелательным лицам, из-за чего может подорваться репутация вас и вашего бренда», — считает Парслоу.

Эта ошибка наверняка знакома людям, которые дают свои файлам непонятные названия. Так, в 2015 году одна женщина отправила потенциальному работодателю кулинарный рецепт вместо своего резюме.

Как выкрутиться из такой ситуации, зависит от того, что именно вы отправили: простой текстовый документ или свою фотографию в обнаженном виде. Обычно достаточно просто извиниться, но если вы прислали нечто совсем неуместное, лучше сразу же объяснить ситуацию по телефону.

«Я считаю, что лучше всего сразу признать ошибку — отправить объяснительное письмо или позвонить, — сказала Гортон. — Иногда из-за какой-нибудь простой ошибки вы можете получить отказ в трудоустройстве. Часто люди пишут у себя в резюме, что у них есть такое качество, как внимание к деталям — что ж, если вы указали такое качество, вы должны следить за тем, что вы прикрепляете к письму».

Вы пытаетесь устроиться на несуществующую должность

По словам Гортон, люди зачастую рассылают сразу кучу резюме, причем даже на несуществующие вакансии. Если в теме письма вы неправильно написали название должности, на которую претендуете, у нас для вас плохие новости.

«Дважды проверяйте свои письма перед отправкой, — советует Гортон. — Так вы покажете, что вы организованный и пунктуальный человек. Разумеется, все делают ошибки, но как только вы заметили свой промах, признайте его и постарайтесь больше так не делать».

В Gmail есть функция отмены, но на то чтобы найти и исправить ошибку, дается всего 30 секунд, так что вам придется действовать быстро.

Если вы сделали ошибку, не стоит воспринимать это как конец света. Главное — не игнорировать, а признать и исправить ее.

«Если вы устраиваетесь на работу в новую компанию, лучше не игнорировать свои ошибки, — считает Гортон. — Если вы сделаете вид, что ничего не произошло, работодатель может подумать, что вы не замечаете своих ошибок, из-за чего у него сложится о вас дурное впечатление. Иногда даже этого бывает достаточно для отказа».

Источник:
8 самых ужасных ошибок в электронной переписке
Советы от HR-специалистов
http://rb.ru/list/8-email-mistakes/

Ошибочно прислали письмо как ответить с юмором

Я получил электронное письмо от одного из моих коллег (мы лично не знакомы) по какой-то нерелевантной теме. Сначала я подумал, что письмо было отправлено в какую-то большую группу, включая меня, но оно было отправлено другому сотруднику, и я был cc-ed.

Я уверен, что это письмо было отправлено мне по ошибке, но это выглядит немного подозрительно для меня.

Уместно ли ответить на это письмо, чтобы убедиться, что это ошибка?

PS Это может быть актуально: адреса электронной почты всех сотрудников доступны и автоматически заполняются в нашей почтовой системе.

Случайные письма являются обычным явлением, если ваша система действительно использует автоматическое заполнение, и есть учетные записи пользователей с похожими именами. Поэтому в вашем случае, если нет другой причины предлагать иное, я рекомендую вам просто рассматривать его как несчастный случай.

Если это связанное с работой письмо (независимо от того, связано ли вы с вами или какой-либо другой стороной), я бы посоветовал вам отправить его обратно официально без CC и сообщить ему, что произошло.

Это происходит главным образом потому, что:

  1. Он может не знать, что предполагаемый получатель не получил почту и что это может быть важно.
  2. Официально предоставить проверяемый след, чтобы покрыть себя в случае непредвиденных событий
  3. У вашей компании может быть политика в отношении пропущенных писем электронной почты, о которых вы не знаете.

В любом случае, это не помешает ошибиться на стороне безопасности.

Я много раз сталкивался с подобными инцидентами, потому что в моей организации много людей с тем же именем, что и я.

Соответствующие действия для таких случайных электронных писем

(1) Ответьте ему вежливо, сказав что-то вроде «Я думаю, что это письмо было отправлено мне по ошибке. Пожалуйста, дайте мне знать, действительно ли это предназначено для меня». Он осознает и предпримет превентивные действия, если это случится.

(2) Просто пингуйте его и получите разъяснения по почте, например: «Эй, я немного смущен электронной почтой, которую вы отправили вчера с темой XXXXXX. Что это такое?». Если письмо было ошибкой, он осознает и предпримет превентивные действия в будущем.

(3) В моей организации 2 человека существуют с моим именем. Довольно часто я получаю письма, предназначенные для других. В такие моменты я обычно пытаюсь определить нужного человека и отправить его им. Много раз я искал в каталоге других получателей. Если многие из получателей (CC’ed people) также принадлежат к той же группе или отделу, я поеду в этот отдел и проверю членов этого отдела. Если у какого-либо органа в группе есть то же имя, что и я, я отправлю ему письмо, сказав: «Я считаю, что это письмо предназначено для вас, я получил его по ошибке».

Источник:
Ошибочно прислали письмо как ответить с юмором
Ответы на вопрос — Ответьте на письмо, которое, я считаю, я получил по ошибке [закрыто]
http://askentire.net/q/%D0%9E%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D1%8C%D1%82%D0%B5-%D0%BD%D0%B0-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE-%D0%BA%D0%BE%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%BE%D0%B5-%D1%8F-%D1%81%D1%87%D0%B8%D1%82%D0%B0%D1%8E-%D1%8F-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%83%D1%87%D0%B8%D0%BB-%D0%BF%D0%BE-%D0%BE%D1%88%D0%B8%D0%B1%D0%BA%D0%B5-%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D1%80%D1%8B%D1%82%D0%BE-37473997348

Поспешное нажатие «Отправить» – это не конец: 3 шага к исправлению ошибки

Поспешное нажатие «Отправить» – это не конец: 3 шага к исправлению ошибки

Это стандартная ошибка обычного человека. Вы откликаетесь на тонны открытых вакансий, отправляете электронные письма один за другим каждый день, может быть вы общаетесь с потенциальными клиентами или принимаете входящие письма от своих коллег.

Даже если вы прорабатываете каждое из этих сообщений и они не выглядят как шаблон, вы все равно можете отправить письмо и тут же пожалеть о том, что неправильно написали: имя, фамилию, тему письма, удалили ту или иную строку.

Пару лет назад, я отправил письмо по электронной почте своей коллеге с просьбой познакомить меня с одним из ее приятелей — адвокатом. Мне нужно было срочно проконсультироваться касательно одного правового вопроса. Меня достаточно сильно волновал этот вопрос и чтобы поскорее узнать его мнение, я быстро написал: «…Спасибо, Мистер Wallace». Все было бы нормально, если бы Wallace, не оказался Wallis.

Я почти сразу осознал свою ошибку — я говорю «почти», потому что скорости моей реакции не хватило, чтобы выбрать опцию в почте gmail «не отправлять» или отправить следующее письмо, в котором бы говорилось: «Под Wallace, я имел в виду Wallis, конечно. Извините!»

Ошибки случаются, но нужно фокусироваться именно на исправлении сложившейся ситуации. Вот что необходимо сделать, если вы случайно нажали кнопку «отправить» слишком рано:

Вы ничего не добьетесь, если захотите, чтобы ситуация исчезла сама по себе или решите, что ее можно «замести под ковер».
Этого не может быть, так как это уже случилось. Возможно вы послали сопроводительное письмо, обращаясь не в ту компанию или вы быстро отправили черновой вариант презентации для СEO (генеральному директору компании), вместо окончательной отредактированной версии. Самое лучшее, что можно сделать в этой ситуации — начать действовать.

Я пообщался с одним талантливым HR-координатором и он рассказал мне сотни историй, связанных с кандидатами, которые сделали небольшие ошибки во время отклика на работу. Люди, которые ссылаются не на ту компанию (позицию), или кто обращается с неполным пакетом документов — автоматически НЕ исключаются. Наоборот, рекрутеры оценивают, как человек справляется с ошибкой и демонстрирует, как он или она будет справляться с большей проблемой на рабочем месте. Если вы примете свою оплошность с достоинством, большинство людей поймут, что вы не закрываете глаза на ошибки, а активно работаете над ними.

Если вы понимаете, что неудачно отправили письмо, вам нужно попробовать исправить это. Отправьте следующее письмо менеджеру по персоналу или рекрутеру и объясните что произошло. Извинение не поспособствует назначению интервью или предложению о работе, но сразу же устранит ошибку. Независимо от того, на сколько вам не неловко в сложившейся ситуации, лучший способ исправить ее — сразу приняться за дело. Как только вы сделаете это, будете готовы к следующему шагу.

Итак, вы сделали ошибку. Вы признали ее и сейчас время двигаться дальше. На самом деле, если сумятица произошла на вашем текущем рабочем месте, и вы признали и извинились перед человеком, получившим ваше сообщение — это отлично. Вам не нужно упоминать об этом на каждой последующей встрече или оправдываться. Лучший способ искоренить неблагоразумный поступок или бестактность — это забыть о нем как только он был улажен. Рекрутер, который простил вас, пригласит вас на интервью в любом случае, даже после того, как вы сослались на не ту компанию или позицию. Он действительно не хочет, чтобы вы напоминали ему об ошибке, за которую уже извинились. Он желает увидеть в чем вы можете преуспеть и не ждет, что вы потерпите неудачу.

Если вы занятой человек (а кто сейчас вообще свободен?), то такая ситуация неизбежно с вами произойдет. Несмотря на то, как неловко вы чувствуете себя, или насколько далеко вы хотели бы вернуться назад во времени и все переделать. Быть взрослым и осознать свою ошибку — самый правильный путь. Если обстоятельства требуют больше извинений, то вы должны выяснить, как это исправить. Даст ли вам еще один шанс нанимающий менеджер, чтобы отправить правильный файл? Позволит ли новый клиент оправить снова материал, который он должен был получить? Избегайте конфликтных ситуаций и сделайте все возможное, чтобы исправить ситуацию.

Источник:
Поспешное нажатие «Отправить» – это не конец: 3 шага к исправлению ошибки
Поспешное нажатие «Отправить» – это не конец: 3 шага к исправлению ошибки Это стандартная ошибка обычного человека. Вы откликаетесь на тонны открытых вакансий, отправляете электронные письма
http://pronetworking.ru/2016/06/pospeshnoe-nazhatie-otpravit-eto-ne-konec-3-shaga-k-ispravleniyu-oshibki/

COMMENTS